Aanvraag indienen
Voor je met de verdere organisatie van je feest of evenement kan beginnen, dien je via het e-loket een aanvraag in voor jouw evenement. Volg daarvoor onderstaande stappen:
- Maak een account aan via het e-loket evenementen voor je vereniging (één account per organisatie).
- Meld jouw evenement minstens 3 maanden vóór de geplande datum via het e-loket. Opgelet: plan je een groot evenement? Dan wordt er een halfjaar tot een jaar voor de geplande datum een afspraak vastgelegd om de organisatie van het evenement samen met de dienst evenementen van Gemeente Zonhoven te bespreken.
Waarom is samenzitten nodig?
Per evenement worden adviezen gevraagd aan o.a. politie, brandweer, dienst mobiliteit, milieudienst, dienst lokale economie. Deze adviezen worden mee opgenomen in de vergunning. Bij grotere of nieuwe evenementen kan de doorlooptijd langer zijn. Indien nodig wordt er ook een technisch en veiligheidsoverleg ingepland. Vraag je een evenement te laat aan, dan bestaat de kans dat we je dossier niet tijdig kunnen behandelen, waardoor het evenement of de activiteit niet kan doorgaan.
- Vul het online aanvraagformulier volledig in en voeg waar nodig extra informatie toe, zoals plattegronden, dranklijsten bij sterke dranken, contactgegevens van partners of/en vrijwilligers …
- Heb je materiaal nodig? Dat vraag je aan bij de gemeentelijke uitleendienst, minstens 2 maanden en maximum 1 jaar op voorhand. Opgelet: de voorraad is beperkt.
Voorbereiding
In deze fase ga je je plan voor een evenement concreet maken en denk je na over de aanpak:
- Bepaal welk evenement je wil organiseren (fuif, buurtfeest, optreden, etc.) en voor wie.
- Schat het verwachte aantal bezoekers.
- Kies een geschikte datum en controleer via de evenementenkalender of er geen overlap is met andere evenementen.
- Selecteer en controleer de locatie (capaciteit, brandveiligheid, brandweerattest).